Del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las personas Físicas:

Se consideran rendimientos del trabajo, y por consiguiente sujetos a retención, los conceptos siguientes:

Las dietas y asignaciones para gastos de viaje devengados en lugar distinto del trabajo habitual del perceptor, con las excepciones siguientes:

• Los gastos de locomoción, en las siguientes condiciones e importes:
  • Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
  • En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.
• Los gastos normales de manutención y estancia en hoteles, restaurantes y demás establecimientos de hostelería en las siguientes condiciones e importes:
  • Cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del preceptor:
    • Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen.
    • Por gastos de manutención, 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios si corresponden a desplazamiento a territorio extranjero.
• Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 o 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.

Dicha acreditación podrá realizarse, según dispone el artículo 106 de la Ley General Tributaria (LGT) por cualquier medio de prueba admitido en derecho. Podemos señalar a título informativo los siguientes:

•  Listado de empresa detallando día, lugar y motivo.
• Certificados expedidos por las empresas visitadas.
• Facturas de restaurantes a nombre del trabajador.
• Combinación de algunas de las anteriores.

Los diversos métodos señalados, en este caso, podrían, en principio, servir. No obstante, la prueba, que se extenderá a la existencia de los pagos y su conexión con las actuaciones indicadas, corresponderá valorarla a los órganos de gestión e inspección de la Administración Tributaria.

Pero hay que dejar bien claro que SOLO PARA LOS TRABAJADORES ASALARIADOS EXISTE UNA REGULACIÓN ESPECÍFICA DE RENTAS EXCEPTUADAS DE GRAVAMEN que se refieren a los gastos de dietas y locomoción.

Es decir si trabajo de autónomo y la empresa cliente me hace ir de Alcobendas a Alcalá de Henares en un principio quedaría fuera de la regulación anterior, ya que los trabajadores autónomos calculan, en el IRPF, los rendimientos de la actividad económica por los sistemas legalmente establecidos (estimación directa, normal o simplificada, y estimación objetiva).

Lo más correcto en estos casos es que el trabajador autónomo pague los gastos de locomoción y luego se los repercuta a la empresa como mayor importe de la factura a cobrar. La empresa no puede justificar el pago de dietas si no tiene trabajadores en nomina, por lo que la cantidad que paga a un profesional por los gastos de transporte se consideran mayor importe de los servicios prestados y se incluye en la factura. En este caso el gasto seguiría siendo fiscalmente deducible para la sociedad puesto que se trataría de gastos por servicios de profesionales independientes (al ser gastos de transporte incluidos en factura) y para el trabajador autónomo podría ser un gasto deducible en su cálculo del rendimiento de la actividad económica en el IRPF si cumple una serie de requisitos.

En estos casos se atiende a lo dispuesto en el artículo 26.1 de la Ley del IRPF, así como en el artículo 10 de la Ley 43/1995, de 27 de diciembre, del IS, donde en atención al principio de correlación de ingresos y gastos, los gastos por viajes profesionales se considerarán fiscalmente deducibles cuando vengan exigidos por el desarrollo de la actividad, siempre que, además, cumplan los demás requisitos legales y reglamentarios.
Esta correlación deberá probarse por cualquiera de los medios generalmente admitidos en derecho, siendo competencia de los servicios de comprobación e inspección la valoración de las pruebas aportadas. En el caso de que no existiese vinculación o ésta no fuese suficientemente probada, estos gastos de viajes no podrán considerarse fiscalmente deducibles de la actividad profesional.
En la valoración de esta correlación también deberá tenerse en cuenta el importe individualizado de los gastos de viaje, de manera que aquellos que sean excesivos o desmesurados, respecto de los que, con arreglo a los usos y costumbres, puedan considerarse gastos normales, pueden considerarse como no deducibles, pues se trata de conceptos fronterizos entre los gastos exigidos por el desarrollo de la actividad y aquellos que vienen a cubrir necesidades particulares, de tal manera que en algunos casos existe una coincidencia entre unos y otros. No debe olvidarse que la normativa del impuesto (arts. 27 Ley y 21 Rgto.) exige distinguir entre el patrimonio del contribuyente afecto a la actividad económica y el destinado a la atención de las necesidades particulares, y que la propia normativa del impuesto, establece unas cuantías máximas exceptuadas de gravamen en el caso, por ejemplo, de gastos de manutención cuando se trata de gastos producidos por desplazamientos laborales, a través del régimen de dietas exentas que antes te mencione(art. 8.º Rgto. del Impuesto).

Por tanto podrás deducirte tales gastos en la declaración de la renta en la medida en que se entienda que guardan relación con la obtención de los ingresos. Te puede servir de referencia para determinar esa correlación los datos de gastos de locomoción de los trabajadores asalariados (0,19 € por KM, etc.).
En el caso de las dietas, si recibimos 50 euros pero sólo tenemos facturas de restaurantes por 30 euros. Debemos declarar como ingresos 50 y como gastos 30.